Ana Cecilia López
Hace casi cuarenta y ocho años se concluyó un Convenio que suprimió la exigencia de una legalización diplomática o consular para los documentos públicos extranjeros. El convenio mencionado tiene como fin aplicarse a los documentos públicos autorizados en el territorio de un Estado contratante (Estado que ha aceptado obligarse al Convenio) y que deben ser presentados en el territorio de otros Estados contratantes. La única formalidad exigible para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en la que el signatario haya actuado y la identidad del sello con el que cuente el documento público extranjero, será la fijación de la Apostilla expedida por la autoridad competente del Estado que emita el documento.
La Convención de la Haya estableció como documentos públicos en el sentido del ya mencionado Convenio los siguientes:
a) los documentos provenientes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial;
b) los documentos administrativos;
c) los documentos notariales:
d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.
Buscando adecuar el sistema de las Apostillas a la actual era electrónica, inició la idea de un Programa Piloto de Apostillas Electrónicas (e-APP) en el cual la Convención de la Haya (HCCH) y la Asociación Nacional Notarial (NNA) se encuentran actualmente trabajando en conjunto para desarrollarlo, promoverlo y facilitar su implementación de modelos de software operativos, seguros y de bajo costo para:
La emisión y utilización de Apostillas electrónicas (e-Apostilles)
La utilización de registros electrónicos de Apostillas (e-Registres)
Estos documentos electrónicos prometen aumentar considerablemente el nivel de seguridad al combatir con el fraude y el abuso de las Apostillas, pues cuentan con sistemas inviolables. La mejor parte es que debido a la estructura de la licencia adoptada se ofrece a los Estados contratantes el uso de los modelos propuestos y el material de capacitación de manera gratuita.
Actualmente, el programa mencionado cuenta con diez jurisdicciones participantes Dos estados de E.U.A. (Kansas y Rhode Island), Bélgica, Colombia, Murcia (España), Bulgaria, Moldova, Nueva Zelanda, Georgia y Andorra.
Se espera que para Abril de 2010 la mayoría de los Estados que forman parte del Convenio de Apostillas estén emitiendo Apostillas electrónicas y/u operando los registros electrónicos de Apostillas y aceptando Apostillas electrónicas.
En conclusión, las Apostillas electrónicas pueden ahorrarnos tiempo, disminuir procesos burocráticos e incluso pueden ser beneficiosas para el medio ambiente, ya que en algunos casos nos podríamos ahorrar la impresión de la misma. Éstos son solo algunos de los beneficios que el nuevo proceso electrónico de las Apostillas nos podría brindar. Definitivamente es un avance positivo ad hoc con los tiempos actuales.
